Laaggeletterdheid aanpakken: waar begin je als organisatie?
"Ja, we weten dat laaggeletterdheid belangrijk is." Dat is een reactie die we regelmatig horen als we met organisaties over begrijpelijke communicatie praten. De meeste organisaties zijn zich er ook echt wel van bewust dat niet iedereen informatie even makkelijk leest, begrijpt of verwerkt. Daar zit het probleem meestal niet. Waar veel organisaties tegenaan lopen, is de vraag wat ze vervolgens moeten doen. Want zodra het onderwerp op tafel ligt, volgen vaak dezelfde vragen. Moeten we al onze teksten aanpassen? Wie wordt daarvoor verantwoordelijk? Hoeveel tijd gaat dat kosten? En waar begin je eigenlijk? Daardoor voelt laaggeletterdheid al snel als een groot project dat steeds wordt uitgesteld, terwijl dat helemaal niet nodig is.
Maak het onderwerp ‘laaggeletterdheid’ kleiner
Eén van de grootste valkuilen is dat organisaties alles in één keer willen aanpakken. De website moet worden herschreven, alle brieven moeten worden gecontroleerd en medewerkers moeten worden getraind. Omdat het als iets ‘groots’ voelt, gebeurt er vaak juist niets. Het helpt om laaggeletterdheid niet te zien als een groot project dat in één keer aangepakt moet worden. Zie het juist als een onderwerp waar je stap voor stap aan kunt werken. Net zoals je waarschijnlijk werkt aan klanttevredenheid, dienstverlening of digitale toegankelijkheid. Kleine verbeteringen kunnen stap voor stap al een groot verschil maken.
Creëer een werkgroep voor laaggeletterdheid
Een veelvoorkomend probleem is dat niemand zich echt verantwoordelijk voelt voor begrijpelijke communicatie. De organisatie denkt dat de communicatieafdeling dit wel oplost, terwijl de communicatieafdeling juist denkt dat het ook bij de inhoudelijke teams ligt. En ondertussen blijft alles zoals het is. Daarom helpt het om één collega of een kleine werkgroep verantwoordelijk te maken voor dit onderwerp. Niet om hen alles zelf te laten uitvoeren, maar om bewustwording te creëren, initiatieven op te pakken en het onderwerp op de agenda te houden. Want wat aandacht krijgt, dat groeit.
Maak begrijpelijke communicatie onderdeel van het werk
Veel organisaties organiseren een keer een training of herschrijven een aantal teksten en gaan daarna weer over tot de orde van de dag. Hierdoor verdwijnt het onderwerp vaak naar de achtergrond en eens in de zoveel tijd staat het weer op de agenda. Een effectievere aanpak is om begrijpelijke communicatie een terugkerend onderdeel van het werk te maken. Zet het terugkerend op de agenda en bespreek bijvoorbeeld tijdens teamoverleggen regelmatig een brief, e-mail of webtekst. Vraag jezelf af: begrijpen klanten, bewoners of cliënten dit direct? Door hier constant aandacht aan te besteden, worden medewerkers zich steeds bewuster van hun taalgebruik en communicatie.
Vraag feedback aan de mensen voor wie je schrijft
Organisaties beoordelen hun communicatie vaak vanuit hun eigen perspectief, laten teksten door collega’s controleren of vragen aan AI of de tekst op B1-niveau is geschreven. Maar wat voor medewerkers, collega’s of AI logisch klinkt, is voor een klant of bewoner nog steeds niet duidelijk. Daarom is feedback enorm waardevol. Ons advies is altijd: Vraag regelmatig aan klanten, bewoners of cliënten welke informatie zij onduidelijk vinden. Waar lopen ze tegenaan? Welke woorden begrijpen ze niet? Welke processen zijn ingewikkeld? De inzichten die je hierdoor krijgt, zijn vaak veel waardevoller dan aannames vanuit de organisatie zelf.
Investeer in kennis en bewustwording rondom laaggeletterdheid
Veel professionals willen graag rekening houden met laaggeletterdheid, maar weten simpelweg niet goed waar ze op moeten letten. Hoe herken je signalen van laaggeletterdheid? Hoe voer je daar een gesprek over? En hoe schrijf je begrijpelijk zonder belangrijke informatie weg te laten? Een workshop of training kan medewerkers helpen om hier meer inzicht in te krijgen. Daardoor ontstaat niet alleen meer kennis, maar ook meer vertrouwen om met het onderwerp aan de slag te gaan. En niet onbelangrijk: plan trainingen niet eenmalig, maar herhaal ze regelmatig. Dat werkt niet alleen als opfrisser, maar zorgt er ook voor dat nieuwe collega's worden meegenomen.
Maak gebruik van slimme hulpmiddelen
Misschien een geruststelling: begrijpelijke communicatie hoeft niet volledig afhankelijk te zijn van handmatig herschrijven. Tegenwoordig zijn er verschillende hulpmiddelen die organisaties kunnen ondersteunen bij het toegankelijker maken van hun communicatie. Zo maakt de Tolkie Leeshulp ingewikkelde teksten automatisch eenvoudiger en toegankelijker voor laaggeletterden en anderstaligen. Dat scheelt organisaties niet alleen veel tijd, maar maakt het ook makkelijker om grote hoeveelheden informatie begrijpelijker aan te bieden.
Daarnaast ontwikkelt Tolkie steeds meer oplossingen die organisaties helpen om begrijpelijke communicatie structureel onderdeel te maken van hun werk. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld automatisch een mail ontvangen wanneer een tekst te ingewikkeld is geschreven. Op die manier wordt begrijpelijk schrijven geen extra controle achteraf, maar een onderdeel van het schrijfproces. Slimme hulpmiddelen vervangen natuurlijk niet het menselijke contact of het gesprek met klanten, bewoners of cliënten, maar ze kunnen medewerkers wel helpen om sneller te zien waar teksten ingewikkeld zijn en hoe deze eenvoudiger kunnen worden gemaakt.
Begin gewoon
Laaggeletterdheid aanpakken hoeft niet te beginnen met een groot projectplan en maandenlange trajecten. Je kunt vandaag al beginnen door het onderwerp structureel aandacht te geven. Hierdoor wordt begrijpelijke communicatie stap voor stap onderdeel van de organisatie.
Benieuwd hoe de Tolkie Leeshulp jouw organisatie hierin kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op of plan gelijk een gratis demo in!