Lees voor
De tekst van het document wordt voorgelezen.
Leeshulp bij pdf's en brieven
Veel van de belangrijkste informatie van een organisatie staat niet op een webpagina, maar in een pdf: een handleiding, een woonwijzer, een beleidsstuk, een brief. Juist die documenten zijn vaak het moeilijkst te lezen. Met de pdf-viewer van Tolkie krijgen jullie lezers dezelfde hulp die ze van de website kennen, maar dan in het document zelf. En omdat een brief in de praktijk gewoon een pdf is, werkt dezelfde aanpak voor de post die jullie versturen.
Een pdf is eigenlijk een papieren document in digitale vorm
Dat is precies het probleem. Een pdf is gemaakt om er op papier goed uit te zien, niet om op een telefoon gelezen te worden. Voorleessoftware weet vaak niet in welke volgorde de tekst hoort, de tekst past zich niet aan een klein scherm aan, en zoekmachines komen er lastig doorheen.
Voor iemand die moeite heeft met lezen, stapelt dat op. De tekst is al ingewikkeld, en het document werkt ook nog eens tegen. Dat is het moment waarop iemand afhaakt. Wij noemen dat het "Huh?"-moment. Als iemand iets niet begrijpt, ligt de oorzaak vaker bij de afzender dan bij de lezer.
Zo ziet dat er in de praktijk uit bij een klant
Woningcorporatie Thuisvester geeft nieuwe huurders een map met documenten mee: een woonwijzer, een kleuren- en materialenlijst, en de handleidingen van de warmtepomp, de thermostaat en het ventilatiesysteem. Dat zijn technische documenten, geschreven door fabrikanten. Ze herschrijven is geen optie, want het zijn niet hun teksten.
Op de website van Thuisvester staat daarom bij elk document een knop Leeshulp. Een huurder klikt erop en kan de handleiding laten voorlezen, moeilijke woorden laten uitleggen of een samenvatting in eenvoudige taal opvragen. Bovenaan de pagina staan dezelfde knoppen voor de webtekst zelf.
Wat dit voorbeeld extra praktisch maakt: Thuisvester hoeft dit niet per document te regelen. Zig, de leverancier van hun website, heeft de leeshulp ingebouwd in het onderdeel waarmee documenten op de site worden geplaatst. Zet een redacteur een nieuwe handleiding online, dan staat de leeshulpknop er automatisch bij.
Neem contact op
Wat jullie lezers krijgen
In de pdf-viewer werken dezelfde functies als op jullie website.
Uitleg woorden
Moeilijke woorden krijgen een korte uitleg in gewone taal.
Simpele tekst
Een samenvatting van het document op A2- of B1-niveau.
Vertalen
Het document in een andere taal, via DeepL.
De originele pdf blijft altijd staan en blijft leidend. Tolkie voegt hulp toe, maar vervangt niets.
Drie situaties waarin dit werkt
1. Pdf's op jullie website
Denk aan handleidingen, woonwijzers, formulieren, beleidsstukken en jaarverslagen. Jullie plaatsen ze zoals altijd. Bezoekers openen het document en zien de leeshulpknoppen erbij staan.
2. Standaardbrieven op papier
De brief over de huurprijsaanpassing, over werk in de wijk, of over iets dat iemand moet regelen als hij achttien wordt. Van die brief bestaat altijd een algemene versie zonder aanhef en zonder persoonsgegevens. Die versie zetten jullie bij Tolkie, met een QR-code onderaan de brief en één regel erbij: "Wil je hulp bij het lezen van deze brief? Scan dan de QR-code." Wie de code scant, krijgt de brief met leeshulp op zijn telefoon.
3. Digitale post en portalen
Steeds meer organisaties versturen post digitaal: een bericht dat er iets klaarstaat in het huurdersportaal, of een e-mail met een pdf als bijlage. Ook dan is het document dat iemand opent gewoon een pdf. Denk daarom vooraf na over waar de leeshulp in dat proces past. Wij denken daar graag in mee.
Technisch is het steeds hetzelfde. Het verschil zit alleen in hoe de lezer erbij komt: via jullie website, of via een code op papier.
Zo zet je het aan
Jullie geven door waar de pdf's staan
Wij zetten die locaties open voor de viewer.
Jullie maken een Tolkie-link
In Mijn Tolkie plakken jullie de link van een pdf en krijgen er direct een link mét leeshulp voor terug. Lukt dat niet omdat de server het document afschermt, dan kunnen jullie de pdf ook rechtstreeks bij Tolkie uploaden.
Jullie gebruiken die link op de site of in de brief
Of jullie webbouwer regelt het in één keer voor alle documenten, zoals Zig dat heeft gedaan.
Het pdf-bestand zelf verandert niet. Jullie hoeven geen documenten opnieuw op te maken en er verandert niets in jullie documentbeheer. Alleen de link waarmee iemand het document opent, is anders.
En de privacy?
Begin met algemene versies van standaardbrieven. Dus het sjabloon, zonder naam, adres of bedrag. Dat is de snelste manier om te starten: er staat geen persoonlijke informatie online, en jullie inkoop- en privacyproces loopt er niet op vast.
Technisch kan de leeshulp ook bij persoonlijke brieven. Tolkie werkt sinds de zomer van 2026 standaard met een verwerkersovereenkomst, zodat zwart op wit staat hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Willen jullie die kant op, bespreek het dan eerst met de privacy officer van jullie organisatie. Die kan het beste beoordelen wat in jullie situatie verstandig is.
Ons advies blijft om te beginnen met openbare documenten en algemene brieven. Dan kunnen jullie snel live, en is er daarna alle ruimte om de stap naar persoonlijke post rustig te bekijken.
Wat we er eerlijk bij moeten zeggen
De pdf-viewer werkt alleen goed als de pdf echte tekst bevat. Een gescand document is feitelijk een foto. Daar kan de leeshulp niets mee. Ook de volgorde waarin de tekst in het bestand staat, bepaalt wat de lezer hoort en ziet.
Bij een slecht opgebouwde pdf kan de voorleesfunctie bij een voettekst beginnen, zinnen op een rare plek afbreken of woorden half meenemen in de uitleg. Dat ligt niet aan de leeshulp, maar aan hoe het document is gebouwd.
Stel daarom altijd eerst de vraag of het wel een pdf moet zijn. Bij een openbaar document is een gewone webpagina bijna altijd toegankelijker. Lukt dat niet, dan maakt de pdf-viewer het document alsnog een stuk beter leesbaar.
Wat het kost
De pdf-viewer hoort bij Tolkie Leeshulp. Zijn jullie al klant, dan hoeven jullie geen los abonnement af te sluiten en kunnen we het gewoon voor jullie aanzetten.
Bekijk de pdf-viewer met jullie eigen document
We laten in twintig minuten zien hoe het werkt met een document van jullie zelf.
Plan een demo